305. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве Аппарата, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном настоящей Инструкцией порядке.
(в ред. распоряжения администрации Костромской области от 24.06.2019 N 120-ра)
306. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.
307. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Костромской области, Регламентом администрации области, положениями о подразделениях Аппарата, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Номенклатура дел составляется на основании изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности.
308. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документированные участки и вопросы деятельности подразделений Аппарата.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП).
(в ред. распоряжения администрации Костромской области от 18.01.2023 N 8-ра)
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного календарного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
309. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные документы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов.
310. Заголовки дела, указанные в номенклатуре, в процессе формирования дел могут уточняться.
311. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.