3.1. Информация об административных процедурах предоставления государственной услуги размещается на официальном сайте министерства и Интернет портале, на информационных стендах министерства и должна включать следующие сведения: почтовый адрес министерства, график (режим) работы министерства, номера телефонов, по которым можно получить необходимую информацию, факсы, адреса электронной почты.
3.2. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги.
Блок-схема процедуры последовательности действий при предоставлении государственной услуги представлена в приложении 1 к административному регламенту.
3.2.1. Прием, первичная обработка и регистрация запроса.
Основанием для начала процедуры является поступление от заявителя обращения в соответствии с пунктом 2.7.1 Административного регламента.
Срок выполнения административной процедуры регистрации обращения не более 3 дней со дня приема обращения в министерство.
Контроль за процедурой регистрации обращения осуществляет руководитель общего отдела.
3.2.2. Рассмотрение письменных запросов.
Запрос может быть доставлен непосредственно заявителем либо его представителем, поступить по почте, фельдъегерской связью, по факсу, по электронной почте, по телеграфу. Запрос и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в общий отдел министерства.
Специалист общего отдела, ответственный за прием и отправку корреспонденции (обращений, поступающих из органов государственной власти), осуществляет первичную обработку письменного обращения:
принимает поступившую в отдел корреспонденцию по журналу передачи или реестру под роспись;
проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки. Ошибочно поступившие (не по адресу) письменные обращения отправляет на почту;
проводит сверку реестров письменных обращений, поступивших фельдъегерской связью;
вскрывает конверт, прикрепляет документы (паспорт, военный билет, трудовую книжку, пенсионное удостоверение, фотографии и другие подобные приложения к письму) к письменным обращениям;
в случае отсутствия в конверте самого письменного обращения составляет акт-справку следующего содержания: "Письма в адрес министерства нет", указывает дату, ставит личную подпись;
составляет акт на письменные обращения, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача приложений, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Акты хранятся в общем отделе;
получив письменное обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, странный запах или цвет, прощупываются вложения, нехарактерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом руководителю отдела либо его заместителю;
обращение с пометкой "лично" передается адресату без вскрытия письма (пакета). В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его в общий отдел для регистрации в установленном порядке.
Специалист, ответственный за прием и отправку корреспонденции, передает обращение, поступившее почтовой связью, специалисту общего отдела, ответственному за регистрацию обращений.
Прием письменных обращений непосредственно от заявителей осуществляется специалистом общего отдела, который:
устанавливает личность заявителя путем проверки документов (паспорта либо документа, его заменяющего), регистрации по месту жительства (пребывания);
проводит проверку представленного обращения на предмет его соответствия установленным законодательством требованиям, удостоверяясь, что в обращении текст написан разборчиво и не исполнен карандашом, нет серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать содержание обращения. Обращение содержит:
фамилию, имя, отчество, адрес места жительства, по которому должен быть направлен ответ;
подпись заявителя или доверенного лица, дату.
Если запрос подписан двумя и более авторами, то запрос считается коллективным;
При необходимости производит копирование документов, необходимых для рассмотрения обращения заявителя.
В случае установления фактов несоответствия представленного заявителем обращения требованиям, перечисленным в настоящем пункте Административного регламента, специалист общего отдела приема граждан уведомляет заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса о предоставлении услуги, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков и предлагает принять меры по их устранению.
Административная процедура приема письменного обращения непосредственно от заявителя в министерство заканчивается для заявителя получением отметки о приеме обращения на копии или втором экземпляре обращения заявителя с указанием даты приема обращения от заявителя, а также сообщается телефон для справок.