107. Документы находятся в делах текущего делопроизводства в структурных подразделениях министерства в течение двух лет, после чего сдаются в Государственное учреждение "Объединенный ведомственный архив министерства образования Ставропольского края" (далее - архив). Документы со сроками хранения до трех лет могут в архив не сдаваться, а храниться в структурных подразделениях.
(в ред. приказа минобразования Ставропольского края от 03.09.2018 N 1341-пр)
108. Оформление дел для сдачи в архив производится работниками структурных подразделений согласно номенклатуре дел при методической помощи сотрудника архива, который осуществляет контроль своевременности и правильности оформления дел для сдачи в архив.
109. В делах постоянного или долговременного срока хранения проводится пересистематизация документов, листы нумеруются, переплетаются, подшиваются на 4 прокола в твердую установленную государственным стандартом обложку. В конце дела подшивается специальный бланк для заверительной записи, а перед собственно документами - листы внутренней описи документов дела. Дела временного срока хранения (до десяти лет включительно) подлежат частичному оформлению: их можно хранить в скоросшивателях, листы не нумеруются.
110. На все завершенные делопроизводством дела постоянного и временного сроков хранения и дела по личному составу в структурных подразделениях составляются описи, на основании которых документы передаются в архив. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел несут руководители структурных подразделений министерства.
111. Документы, находящиеся на хранении в архиве, представляются сотрудникам министерства для работы в помещении архива. В исключительных случаях по разрешению министра архивные документы могут выдаваться сотрудникам министерства во временное пользование (до трех дней) вне архива под расписку. Сотрудники министерства несут ответственность за сохранность полученных архивных материалов.
112. Распорядительные документы министерства после двухгодичного нахождения в организационно-аналитическом отделе передаются на хранение в архив, где по ним выдаются необходимые справки.
(в ред. приказа минобразования Ставропольского края от 03.09.2018 N 1341-пр)