2.17. По указанию министра, его заместителей в Министерстве проводятся совещания.
Состав лиц, участвующих в совещании, определяется министром, его заместителями на основании соответствующих предложений отдела, ответственного за подготовку и проведение совещания.
2.18. Совещания с приглашением небольшого количества участников проводятся в служебных кабинетах должностных лиц Министерства. Организационная работа по подготовке и проведению совещания (приглашение участников, заказ пропусков, подготовка материалов, ведение протокола) осуществляется отделом Министерства, ответственным за подготовку и проведение совещания.
В случае приглашения большого числа участников (свыше 20) информация о планируемом совещании (запрос помещения, дата и время проведения, персональный состав приглашенных, необходимость использования технических средств документирования и отображения, иное необходимое материально-техническое обеспечение, иная необходимая информация) представляется в Управление делами Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области в письменном виде за подписью министра.
2.19. Материалы к обсуждению представляются участникам совещания (заседания) отделом Министерства, на который возложена их подготовка, не позднее чем за 2 дня до даты проведения совещания.
2.20. Ведение протокола совещания возлагается на одного из участников совещания (далее - секретарь), назначаемого министром, заместителем министра.
2.21. По итогам совещания:
начальники отделов Министерства:
- знакомят работников отделов с поручениями министра, его заместителя, данными на совещаниях;
- организуют исполнение указанных поручений, определяют ответственных исполнителей;
- информируют заместителя министра, курирующего данное направление деятельности в соответствии с распределением обязанностей, о результатах исполнения указанных поручений;
заместители министра:
- осуществляют контроль за своевременностью исполнения поручений по курируемым направлениям деятельности;
- информируют министра о результатах исполнения указанных поручений.
2.22. Организационно-техническое обеспечение подготовки и проведения совещаний возлагается на отделы, инициирующие проведение совещания, или отделы, к компетенции которых относятся данные вопросы.
2.23. Контроль за организационно-техническим обеспечением подготовки и проведения совещаний возлагается на заместителя министра, курирующего данное направление деятельности.