5.3.1. Протокол составляется в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия и другими органами и организациями, на которые возложена подготовка, не позднее чем за три дня до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителем подразделения-исполнителя.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа, службу ДОУ или сотрудников подразделений, подготовивших повестку совещания. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня после заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем подразделения, ответственным за подготовку.
5.3.2. Протокол оформляется в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения (приложения 7, 8).
Для оформления протоколов заседаний, совещаний комиссий, советов, рабочих групп принято использовать полную форму оформления протокола. В данной форме отражается информация по каждому вопросу с записью краткого содержания докладов, приложения их текстов (при наличии), высказанных мнений. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку "Текст доклада прилагается".
5.3.3. Текст полной формы протокола, как правило, состоит из вводной и основной частей. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
председатель или председательствующий на совещании (инициалы и фамилия);
секретарь (инициалы и фамилия);
присутствовали - (список присутствующих или ссылка на прилагаемый список присутствующих);
повестка заседания (совещания);
докладчики по каждому пункту повестки заседания (совещания).
Слова "Присутствовали" и "Приглашенные" оформляются от границы левого поля с прописной буквы и заканчиваются двоеточием.
Через одинарный - двойной межстрочный интервал печатаются в алфавитном порядке фамилии и инициалы присутствовавших и приглашенных, а справа - наименования их должностей.
Допускается обобщенное указание наименования должностей, если состав коллегиального органа утвержден отдельным распорядительным документом, например:
руководители подведомственных (фамилии и инициалы
учреждений Министерства культуры присутствующих в алфавитном
Республики Хакасия: порядке)