4.1. В документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия выделяются следующие документопотоки:
1) поступающая документация (входящая);
2) отправляемая документация (исходящая);
3) внутренняя документация.
4.2. В исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
4.3. Документы, поступающие в исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
4.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
4.5. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
4.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия в соответствии с порядком по работе с обращениями граждан, утвержденным руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
4.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или по решению руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия иным должностным лицам исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.
4.8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
4.9. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
4.10. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.