5.1. Исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.
5.2. Формирование документального фонда исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
5.3. Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия:
а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;
б) утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия не позднее конца текущего года после ее согласования с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела, и вводится в действие с 1 января следующего года;
в) один раз в пять лет согласовывается с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела;
г) в случае изменения функций и структуры исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия подлежит согласованию с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела.
5.4. Наименованиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия являются наименования структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
5.5. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.6. Дела со дня их формирования до передачи в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
5.7. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
5.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
5.9. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия не ранее чем через один год и не позднее чем через три года с момента их завершения и хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу от структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.