10.1. Документы исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия являются государственной собственностью.
10.2. Документы Архивного фонда Республики Хакасия, образовавшиеся в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия - источниках комплектования государственного архива Республики Хакасия, по истечении сроков их временного хранения в архиве исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия передаются на постоянное хранение в государственный архив Республики Хакасия в соответствии с правилами, установленными федеральными органами государственной власти в области архивного дела.
10.3. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.
10.4. В исполнительных органах государственной власти, являющихся источником комплектования государственного архива Республики Хакасия, все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
10.5. Документы передаются в государственный архив Республики Хакасия по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела.
10.6. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива Республики Хакасия проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При нарушении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
10.7. При первой передаче документов в государственный архив Республики Хакасия передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке, отражающее происшедшие изменения в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.
10.8. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение 22), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве Республики Хакасия, другой - в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов (с учетом первого контрольного экземпляра), в том числе один в электронном виде.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной организацией.