6.3.1. Документы, поступающие в исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия на бумажных носителях, проходят предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и регистрация документов осуществляется работниками службы ДОУ.
Документы, поступившие в исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время (факсом) - на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" передаются на регистрацию незамедлительно.
Конверты с документами вскрываются работником службы ДОУ (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
При обнаружении отсутствия документов или приложений, а также повреждении документов и конвертов к ним работником службы ДОУ составляется акт в двух экземплярах, подписывается руководителем службы, один экземпляр акта хранится в службе ДОУ, второй - направляется отправителю документа (приложение 11).
Конверты от поступивших документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя и дату отправки, а также при поступлении обращений граждан.
6.3.2. Документы, адресованные руководству исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в конкретное подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия распределения обязанностей между должностными лицами.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, непосредственно адресованные в структурные подразделения или должностным лицам исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в электронную регистрационную карточку вносится содержание резолюции, на основании которой устанавливается контрольный срок для исполнения документа; копия документа с резолюцией направляется исполнителю по каналам САДД "Дело", электронной почте либо на бумажном носителе.
Подлинник документа передается ответственному исполнителю.
6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на стандартном листе формата А4, подписывается им и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
6.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.