5.5.1. Информационно-справочные документы являются формой передачи информации от одного уровня управления к другому, а также основаниями для принятия управленческого решения, издания распорядительного документа.
Основными видами и разновидностями информационно-справочных документов в республиканских органах исполнительной власти являются:
служебная (докладная) записка;
предложение;
объяснительная записка;
пояснительная записка;
акт.
5.5.2. Служебная (докладная) записка - документ, адресованный руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, его заместителям, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Служебная (докладная) записка составляется как по указанию руководителя, так и по инициативе сотрудника.
Служебная (докладная) записка может быть внешней или внутренней.
Внешние служебные (докладные) записки применяются при переписке между исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия или адресуются Главе Республики Хакасия или его заместителям.
Внешние служебные (докладные) записки оформляются на бланках служебных писем в соответствии с разделом 4.2 настоящей Примерной инструкции и подписываются руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
Внутренние служебные (докладные) записки, адресованные руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или его заместителям и подписанные руководителем структурного подразделения или составителем (в зависимости от адресования), оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата А4.
В состав реквизитов внутренних служебных (докладных) записок входят адресат, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, подпись, дата, регистрационный номер.