4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов, служебных писем сотрудники исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия соблюдают требования по оформлению документов, утвержденные настоящей Примерной инструкцией.
4.2.2. При подготовке проектов документов исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия применяется текстовый редактор Word с использованием шрифта Times New Roman размером N 13 (для писем, служебных документов информационного характера, постановлений, распоряжений, приказов, протоколов), N 14 (для проектов законов), допускается использование шрифта N 12 (для оформления табличных материалов).
Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).
4.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - от 1 до 1,5 см; верхнее - не менее 2 см; нижнее - не менее 2 см.
4.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Первая страница документа не нумеруется.
Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами с использованием шрифта Times New Roman размером N 12.
В многостраничных документах оформляется сквозная нумерация страниц.
4.2.5. В целях единообразного оформления реквизитов документов в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия устанавливаются единые требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, виза согласования, гриф утверждения документа, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе.
Состав реквизитов документов в каждом конкретном случае определяется видом и назначением документа.
4.2.6. Датой документа является:
дата подписания (приказа, распоряжения, письма, докладной, служебной записки, акта и др.);
дата утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.);
дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой ДОУ при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).