9.3.1. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
9.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия создается экспертная комиссия (далее - ЭК).
9.3.3. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
9.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК.
9.3.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для составления описи дел и отбор документов временного срока хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение документов к уничтожению за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
9.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, ведомственных перечней и номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
9.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
9.3.8. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
9.3.9. В исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия описи на дела постоянного хранения и по личному составу составляются ежегодно (приложения 19, 20) и представляются в государственный архив Республики Хакасия в порядке и сроки, установленные законодательством.
9.3.10. Описи дел имеют следующие элементы: порядковый номер; заголовок; дату дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый из них вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;