Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и Примерной инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия (с изменениями на 12 августа 2021 года)

4.3. Организация и порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

4.3.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам, например:

4.3.2. Прием, учет (регистрация) и отправка документов и изданий, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляются службой ДОУ.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются поэкземплярно; на обороте последнего листа каждого экземпляра документа в нижней части листа с левой стороны указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и работника, отпечатавшего документ, контактный телефон и дата печатания документа, например:

4.3.3. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации в службу ДОУ, черновики при этом уничтожаются, о чем делается отметка на подлиннике документа. Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются совместно с другими несекретными документами; к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП" ("Для служебного пользования"). Данные документы регистрируются в САДД "Дело", пометка "ДСП" переносится в электронную регистрационную карточку без прикрепления электронного образа документа.

4.3.4. Документы, содержащие информацию ограниченного распространения:

передаются между работниками исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, спецсвязью; при необходимости направления в несколько адресатов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, указатель подписывается исполнителем и руководителем подразделения;

размножаются (тиражируются) службой ДОУ только с письменного разрешения руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно; с пометкой на оборотной стороне документа о количестве снятых копий, указанием фамилии исполнителя и даты;

хранятся в сейфах или металлических шкафах.

4.3.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".