6.7.1. В исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях и хранящиеся в системе электронного документооборота "Дело".
Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Республики Хакасия.
6.7.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы и организации документы заверяются электронной подписью исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, автора документа, в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
6.7.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота "Дело" во внутреннем документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
6.7.4. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия по согласованию с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела.
6.7.5. Прием и отправка электронных документов в системе электронного документооборота осуществляются сотрудниками службы ДОУ.
При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба ДОУ осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
6.7.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и организации их хранения вместе с документами в системе электронного документооборота передаются (направляются и хранятся) их регистрационные данные.
6.7.7. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия и (или) поступившие в исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания их электронных образов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
6.7.8. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.