9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.
9.2.2. Дела формируются, как правило, в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
9.2.3. Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дело. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
9.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях.
Запрещается помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
9.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии федеральных и республиканских законов, правовых актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия, постановлений Правительства Республики Хакасия и его Президиума, выписки из соответствующих протоколов заседаний этих органов власти.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правовых актов вышестоящих органов власти, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на конкретный документ дело. Если на контрольный документ дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки за текущий год.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и распоряжений.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.