5.4.1. Служебные письма исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия готовятся:
как ответы о выполнении поручений Главы Республики Хакасия, Правительства Республики Хакасия;
как исполнение поручений руководителей Республики Хакасия по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции республиканского органа исполнительной власти;
как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, различных организаций и частных лиц;
как инициативные письма.
5.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
5.4.3. Оформление служебных писем осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в разделе IV настоящей Примерной инструкции.
Служебное письмо по объему, как правило, не должно превышать одну - две машинописных страницы, а в случае, когда по излагаемому вопросу требуется дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.
Служебное письмо исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
5.4.4. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например: "Министерство считает...", "Государственный комитет рассмотрел...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "Прошу...", "Направляю..." и т.д.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.