9.1.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и для учета дел временного срока (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия и его структурных подразделений, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, их виды, состав и содержание.
9.1.3. В исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия могут составляться номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия (приложения 14, 15).
9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается со службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ.
9.1.5. Сводная номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного архива Республики Хакасия. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ или ответственным за делопроизводство, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия и исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области в архивного дела, и утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
Согласование номенклатуры дел с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела, осуществляется не реже одного раза в 5 лет, если не происходит коренных изменений функций и структуры исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
9.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый, утвержденный экземпляр, является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел исполнительного органа государственной власти в раздел службы ДОУ, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий передается в государственный архив Республики Хакасия.
Сводная номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия составляется на основании перечней типовых управленческих документов, ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения.
9.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого календарного года уточняется, утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
9.1.8. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
9.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, кроме периодических изданий.
9.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел, которые состоят из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера, заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами, например: 12-02. Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется;