6.4.1. Документы, отправляемые исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.
Документы, предназначенные для отправки, должны быть полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку, они отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
На заказную корреспонденцию, корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр рассылки в двух экземплярах, один из которых хранится в службе ДОУ с распиской лица, обеспечивающего отправку документов, второй направляется адресату.
6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется отправка документов и информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, а также отправка документов исполнителям по системе единого документооборота САДД "Дело".
Виды документов, информация о которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, технических и программных средств.
6.4.3. Телеграммы, составляемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, визируются, подписываются, датируются и регистрируются в службе ДОУ в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам, с проставлением отметки о категории и виде отправления. При необходимости телеграммы заверяются печатью исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.
6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем с указанием фамилии и должности лица, передавшего телефонограмму.