6.1. В исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия создаются и используются:
электронные документы, подготовленные в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Республики Хакасия.
6.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью должностных лиц исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия - автором документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
6.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
6.4. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия на основе рекомендаций федерального органа исполнительной власти в области архивного дела и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
6.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Система электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
6.6. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
6.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
6.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
6.9. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия и (или) поступившие в исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
6.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
6.11. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.