9.4.1. С момента заведения и до передачи в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия дела хранятся в закрытых шкафах структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в специально отведенных для этой цели запираемых помещениях или шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, которая помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
9.4.2. Подготовка документов к передаче на хранение в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия включает работу архива и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
9.4.3. В архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
9.4.4. В период подготовки документов к передаче в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия структурным подразделением, сотрудником архива (лицом, ответственным за организацию хранения архивных документов в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия) предварительно проверяется правильность формирования дел, их оформление и соответствие количеству дел, включенных в опись и заведенных в соответствии с номенклатурой. Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи построчно проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи сотрудников, ответственных за прием и передачу в архив документов. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
9.4.5. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются по акту.
9.4.6. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя архива. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, в которой указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или его заместителя, по акту.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия с размещением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинного экземпляра.
9.4.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.