Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или частному лицу).
Служебные письма, как вид документа, по назначению могут быть инициативными, ответными и сопроводительными.
2.9.1. Обязательные реквизиты делового (служебного) письма:
герб Алтайского края;
наименование органа, издавшего документ; справочные данные об органе, издавшем документ;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (при необходимости);
заголовок к тексту (при необходимости);
текст документа;
отметка о наличии приложений (при необходимости);
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе;
виза.
2.9.2. Первая страница оформляется на бланках письма, остальные - на листах бумаги формата А4 согласно правилам оформления документов, установленным настоящей Инструкцией.
Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей и закреплением за ними в положениях о структурных подразделениях Администрации края и должностных регламентах права подписи документов.
2.9.3. При подготовке проектов инициативных писем за подписью Губернатора Алтайского края следует руководствоваться распоряжением Администрации края от 30.11.2009 N 115-к, определяющим, что документы, в том числе международного и межрегионального уровня, кадрового (включая наградные) и финансового характера, письма (обращения, телеграммы, приглашения, ответы и т.п.) в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, руководителей федеральных органов власти, высших должностных лиц субъектов Российской Федерации (руководителей высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации), а также письма в адрес органов местного самоуправления по вопросам формирования и использования местных бюджетов, структуры и численности органов местного самоуправления подписываются исключительно Губернатором Алтайского края.
Необходимый комплект документов:
проект письма;
пояснительная записка;
лист согласования;
запрос (в случае, если он является основанием для создания письма);
реестр рассылки (при необходимости).
Для писем за подписью Губернатора Алтайского края используется бланк письма с цветным изображением герба Алтайского края (приложение 3), в случае подготовки приглашений, благодарственных писем - бланк письма с цветным изображением герба Алтайского края на бумаге установленного цвета.
Проекты писем за подписью Губернатора Алтайского края изготавливаются в одном экземпляре.
Отметка об исполнителе печатается на оборотной стороне последнего листа в левой части письма шрифтом 12 размера.
Инициативные письма от имени Губернатора Алтайского края, содержащие просьбы и предложения, ставятся на контроль, который осуществляется руководителем органа исполнительной власти Алтайского края, ответственным за подготовку данного документа. Срок исполнения документа составляет 45 дней и исчисляется с момента подписания (если иной срок не установлен Губернатором Алтайского края).