2.1. Доставка служебных документов в Администрацию края осуществляется:
фельдъегерской службой;
отделением почтовой связи;
непосредственно представителями различных организаций, учреждений, предприятий и т.п. (далее - "нарочный");
с помощью технических средств связи.
С помощью почтовой связи в Администрацию края доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
По каналам электронной связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.
Все документы на имя Губернатора Алтайского края и его заместителей независимо от способа доставки передаются в канцелярию департамента документационного обеспечения Администрации края.
2.2. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, осуществляется особым сектором департамента документационного обеспечения Администрации края.
Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация корреспонденции, доставляемой почтовым отделением, нарочным, а также по электронным каналам связи, производятся в централизованном порядке канцелярией департамента документационного обеспечения Администрации края.
Обработка поступающей в нерабочее время, в выходные и праздничные дни корреспонденции, а также полученных по факсу копий документов круглосуточно осуществляется секретариатом Губернатора Алтайского края. После этого с отметкой о времени поступления вся документация передается в канцелярию департамента документационного обеспечения Администрации края. Срочные документы передаются руководителям незамедлительно.
При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов) записанным в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалиста канцелярии, принявшего документ.
Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются, после чего проверяется правильность вложения документов.
О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается его отправителю. При необходимости составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр приобщается к поступившему материалу и вместе с документами возвращается отправителю, второй остается в подразделении департамента документационного обеспечения Администрации края, принявшего данный документ. Акты составляются и подписываются служащими, вскрывшими пакет, начальником (заместителем начальника) департамента документационного обеспечения Администрации края.
Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с сопроводительным письмом.
Конверты после проверки уничтожаются, кроме конвертов, содержащих обращения граждан или судебную документацию. Сохраняются конверты также в тех случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа.
Поступившая срочная корреспонденция с соответствующими пометками ("Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно") и телеграммы регистрируются и доставляются по назначению немедленно.
Электронные сообщения, подлежащие регистрации, распечатываются на бумажном носителе и регистрируются в установленном порядке. Электронные сообщения, не подлежащие регистрации, пересылаются исполнителям по электронной почте.