4.1. Регистрация входящих документов, адресованных Губернатору Алтайского края, первому заместителю Губернатора Алтайского края, заместителям Губернатора Алтайского края, осуществляется в канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края, за исключением документов ограниченного пользования, которые регистрируются в особом секторе департамента документационного обеспечения Администрации края, секторе специальной документальной связи департамента документационного обеспечения Администрации края и отделе спецработы Администрации края.
Не подлежит регистрации в департаменте документационного обеспечения Администрации края следующая входящая корреспонденция:
информация и сводки, присланные для сведения;
рекламные извещения и плакаты, программы совещаний и конференций;
поздравительные письма и поздравительные плакаты;
поступающая без сопроводительного письма бухгалтерская документация;
печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени);
формы статистической отчетности;
корреспонденция, адресованная заместителям Губернатора Алтайского края - руководителям органов исполнительной власти Алтайского края;
корреспонденция, адресованная структурным подразделениям и органам исполнительной власти Алтайского края (передается по принадлежности).
Передача служебной корреспонденции осуществляется, исходя из ее содержания, в соответствии с действующим в Администрации Алтайского края распределением обязанностей между Губернатором Алтайского края, первым заместителем Губернатора Алтайского края, заместителями Губернатора Алтайского края, а также с учетом компетенции руководителей исполнительных органов государственной власти Алтайского края и структурных подразделений Администрации края, установленной положениями о них.
Документы граждан и гражданских служащих, связанные с поступлением на государственную гражданскую службу Алтайского края и ее прохождением, а также об увольнении с государственной гражданской службы Алтайского края, передаются в департамент Администрации края по вопросам государственной службы и кадров для регистрации в установленном порядке и дальнейшей работы с ними.
Корреспонденция на иностранном языке, поступившая на имя Губернатора Алтайского края, первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края, до регистрации передается в управление Алтайского края по обеспечению международных и межрегиональных связей для составления перевода. Вместе с переводом названная корреспонденция возвращается на регистрацию.
4.2. Регистрация документов производится в течение суток или (при поступлении корреспонденции в нерабочие дни) в первый рабочий день.
При регистрации документа в соответствии с Инструкцией оформляется реквизит "Отметка о поступлении документа".
Регистрация производится в пределах групп документов, в зависимости от вида документа, его автора и содержания.
Поступившие документы регистрируются с помощью ЕСЭД.
Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки в системе автоматизации документооборота и делопроизводства, которой автоматически присваивается номер.
Регистрационная карточка имеет следующие реквизиты:
вид документа;
регистрационный номер и дата документа;
отметка об ограничении доступа к документу;
корреспондент (адресант) - организация, из которой поступил документ;
номер и дата документа - исходящий номер и дата документа, присвоенные организацией-автором;
подпись - фамилия лица, подписавшего документ;
адресат - название организации или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ;
содержание - краткое содержание документа, отвечающее на вопрос: о чем?;
состав - количество листов (страниц) документа;