Протокол заседания (совещания) - документ, фиксирующий ход рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, на совещаниях.
Протокол составляется на основе записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
2.8.1. Для написания протоколов заседаний коллегиальных органов применяется полная форма, где содержатся записи обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, выступающих, принятые решения. Кроме того, такой протокол содержит запись всех выступлений докладчиков и участников, либо тексты докладов и выступлений к нему прилагаются.
Протокол печатается на бланке протокола, общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.
Полный протокол имеет следующие реквизиты:
наименование органа - печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру;
вид документа - слово ПРОТОКОЛ печатается двумя междустрочными интервалами ниже предыдущего реквизита, прописными буквами и выравнивается по центру;
через один междустрочный интервал строчными буквами печатается вид заседания (конференции, собрания, совещания) и наименование коллегиального органа в родительном падеже. Слова выравниваются по центру и выделяются полужирным шрифтом;
место проведения совещания - указывается, где или у кого проходило совещание. Реквизит печатается после реквизита "Вид заседания" и выравнивается по центру (г. Барнаул; г. Белокуриха и др.);
дата протокола - оформляется цифровым способом и печатается через два междустрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания;
номер протокола. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может дополняться буквенными индексами. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:
Слова "Председатель" или "Председательствующий", "Секретарь", "Присутствовали" печатаются от левой границы текстового поля полужирным шрифтом, с прописной буквы.
После слов "Председатель" или "Председательствующий", "Секретарь" ставится тире, после слова "Присутствовали" - двоеточие.
Реквизит "Секретарь" не оформляется, если заседание не предусматривает такой должности. В этом случае ведение протокола осуществляется службой делопроизводства или лицом, ответственным за ведение протокола.
Реквизит "Присутствовали" состоит из списка членов коллегиального органа, участвовавших в заседании, и списка приглашенных.
Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, например:
Присутствовали: 16 человек (список прилагается).
Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются в алфавитном порядке через запятую. В списке приглашенных фамилии перечисляются в алфавитном порядке с указанием должностей. Наименования должностей можно указывать обобщенно (члены комиссии, руководители органов исполнительной власти).
Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ" пишутся прописными буквами и выравниваются по центру. Вопросы в повестке дня оформляются от границы левого поля, нумеруются арабскими цифрами и формулируются в предложном падеже с предлогами о или об. Не рекомендуется вопрос или группу вопросов обозначать словом "Разное".
Реквизит "ПОВЕСТКА ДНЯ" можно не указывать, если в основной части протокола приводится наименование обсуждаемого вопроса, которое оформляется по центру полужирным шрифтом.
Основная часть протокола печатается через один междустрочный интервал. В протоколах тексты выступлений излагаются от третьего лица единственного числа. Основная часть полной формы протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.
Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" пишутся прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер вопроса повестки дня, может указываться наименование обсуждаемого вопроса.
В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся фамилии, инициалы и должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня. Затем излагается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада прилагается к протоколу, то делается ссылка об этом.
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" приводятся фамилии и инициалы выступающих.
Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере поступления, указываются фамилии и инициалы.
В разделе "РЕШИЛИ" излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня, которые оформляются как постановляющая (распорядительная) часть правовых актов.