1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Алтайского края (далее - "Инструкция") устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов Администрации края, обязательные для всех государственных гражданских служащих, занимающих должности государственной гражданской службы в Администрации края и органах исполнительной власти Алтайского края, а также лиц, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы в Администрации края и органах исполнительной власти Алтайского края (далее - "служащие Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края"). При применении термина "документ" подразумеваются правовые акты Алтайского края, входящая и исходящая корреспонденция Администрации края, созданные и оформленные в установленном порядке.
2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование с применением информационных технологий.
3. Делопроизводство в Администрации Алтайского края и органах исполнительной власти Алтайского края осуществляется с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело") в соответствии с Регламентом работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (далее - ЕСЭД), утвержденным распоряжением Администрации края.
4. Организацию работы с документами, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе, методическое руководство по подготовке документов и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации Алтайского края осуществляет департамент документационного обеспечения Администрации края.
5. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечением сохранности служебных документов в структурных подразделениях Администрации Алтайского края и органах исполнительной власти Алтайского края возлагается на их руководителей.
Служащие Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
6. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила и порядок работы с такими документами, с персональными данными, с обращениями граждан, с запросами о предоставлении информации о деятельности Губернатора Алтайского края и Администрации Алтайского края, подготовки документов к заседаниям Совета Администрации Алтайского края, подготовки программ всех видов устанавливаются специальными правовыми актами.
7. Требования Инструкции, касающиеся бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документации, регулируют лишь часть общих принципов работы с документами и подготовки их к передаче на архивное хранение.
8. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
9. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации края и органах исполнительной власти Алтайского края осуществляется служащими, ответственными за выполнение данной функции в соответствии с их должностными регламентами.
10. Передача документов Администрации Алтайского края, их копий или проектов юридическим или физическим лицам не допускается, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Алтайского края.
11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, при переводе на другую работу или в случае увольнения служащие Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края обязаны передать все находящиеся у них документы служащему, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, или другому служащему по указанию руководителя структурного подразделения. При увольнении служащих Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края или их переводе в другое подразделение передача документов и дел осуществляется по акту, утвержденному руководителем данного подразделения.
12. Служащие Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края несут ответственность за сохранность документа в соответствии с законодательством Российской Федерации и Алтайского края и об утрате или неисправимом повреждении документа незамедлительно письменно докладывают непосредственному руководителю.