72. Предупредительный контроль представляет собой рассылку исполнителям поручений дополнительной информации - напоминания о необходимости выполнения данных им поручений.
73. Формирование напоминаний осуществляется в папке "На контроле" пользователем, имеющим право работать в данной папке за автора резолюции или контролера поручения.
74. Просмотр напоминаний осуществляется в папке "На контроле", из которой данные напоминания были отправлены, в папках "Поступившие" и "На исполнении" кабинетов, владельцами которых являются исполнители поручений.
75. Для выделения записей о поручениях, имеющих напоминания, в общем списке записей папок "Поступившие", "На исполнении", "На контроле" рекомендуется при настройке внешнего вида этих папок создавать специальную графу, в которой будет появляться значок, показывающий, что для данного поручения существует напоминание. Создать специальную графу можно в настройке вида папок, установив на закладке "Реквизит" флаг "Наличие напоминаний". После прочтения напоминания данный значок автоматически исчезает.
76. Отправка напоминаний исполнителям поручений осуществляется следующим способом:
1) в папке "На контроле" выделить записи о поручениях, о выполнении которых требуется напомнить исполнителям;
2) из меню "Управление" выбрать команду "Отправить напоминание" или нажать кнопку "Отправить напоминание" на панели инструментов;
3) в поле "Текст" ввести текст напоминания;
4) завершить отправку напоминания выбором команды "Отправить".
77. Исполнитель обязан регулярно проверять папки "Поступившие" и "На исполнении", читать напоминания и проставлять отметку о прочтении.
78. Для просмотра напоминания в папках "Поступившие" и "На исполнении" выбирается команда "Прочитать напоминания" из меню "Управление", в папке "На контроле" выбирается команда "Просмотреть напоминания".
79. При просмотре напоминаний в папке "Поступившие" или "На исполнении" будет открыто окно "Непрочтенное напоминание", содержащее список непрочтенных напоминаний, адресованных исполнителю, запись которого была выделена в папке.
80. Для того чтобы отметить прочтение текущего напоминания, выбирается команда "Отметить прочтение", расположенная в нижней части окна. Прочтенное напоминание будет удалено из списка. Переход к следующему напоминанию без отметки прочтения текущего напоминания осуществляется командой "Пропустить".