2. Все поступившие письменные обращения граждан, обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения), регистрируются в Журнале регистрации письменных обращений, по форме согласно Приложению N 1 к настоящему Положению специалистом Архивного агентства Республики Коми, ответственным за делопроизводство (далее - специалист Агентства, ответственный за делопроизводство), в день поступления.
3. При регистрации специалист Агентства, ответственный за делопроизводство, проставляет штамп на обращении, в котором указывается входящий номер и дата регистрации, а также проверяет обращение на повторность (сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской).
4. При регистрации специалист Агентства, ответственный за делопроизводство, заполняет Журнал регистрации письменных обращений, в котором:
1) обращению присваивается регистрационный номер, указывается дата поступления обращения;
2) указываются фамилия и инициалы гражданина либо наименование юридического лица (в именительном падеже), телефон и почтовый адрес;
3) отмечается тип доставки обращения (письмо, электронное письмо, телеграмма, факс). Если письмо переадресовано в адрес Архивного агентства Республики Коми (далее - Агентство), то указывается, откуда оно поступило, дата и исходящий номер сопроводительного письма;
4) ставится отметка о повторности обращения с указанием даты и номера направленного ранее ответа, если при проверке на повторность будет выявлено, что обращение является повторным;
5) в графе "Результат рассмотрения/Реквизиты ответа" указываются дата и исходящий номер документа в течение одного рабочего дня после принятия решения.
5. Обращение, поступившее в Агентство по информационным системам общего пользования, распечатывается специалистом Агентства, ответственным за делопроизводство, на бумажном носителе, после чего такое обращение подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением.
6. При приеме письменного обращения непосредственно от гражданина по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения специалист Агентства, ответственный за делопроизводство, делает отметку с указанием даты приема обращения, фамилии и инициалов лица, принявшего обращение, и сообщает контактный телефон Агентства (телефон для справок по обращениям граждан).
7. Прошедшие регистрацию обращения в день регистрации направляются специалистом Агентства, ответственным за делопроизводство, руководителю Архивного агентства Республики Коми (далее - руководитель) или заместителю руководителя в соответствии с распределением обязанностей для их последующего направления специалисту Агентства, ответственному за рассмотрение обращения (далее - Исполнитель).
8. Руководитель (заместитель руководителя) в трехдневный срок со дня регистрации обращения определяет, относится ли данное обращение к компетенции Агентства и:
1) в случае если обращение относится к компетенции Агентства, направляет поручение о рассмотрении обращения с указанием срока подготовки ответа Исполнителю;
2) в случае если обращение не относится к компетенции Агентства, определяет Исполнителя и дает ему поручение о направлении обращения в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, а также об уведомлении заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения;
3) в случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, определяет Исполнителя и дает ему поручение о направлении копии обращений в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
9. Исполнитель в течение семи дней со дня регистрации обращения, указанного в подпункте 2 пункта 8 настоящего Положения, направляет обращение в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, а также уведомляет заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения, путем направления письма, за исключением случая если текст письменного обращения не поддается прочтению.
Исполнитель в течение семи дней со дня регистрации обращения, указанного в подпункте 3 пункта 8 настоящего Положения, направляет копии обращений в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
10. Исполнитель, получивший поручение о подготовке ответа на обращение, изучает обращение и материалы к нему, в том числе в целях установления обоснованности изложенных доводов и принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов, и при необходимости запрашивает дополнительную информацию.
11. В случае поступления обращения, в котором обжалуется судебное решение, Исполнитель в течение семи дней со дня регистрации обращения готовит письмо с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения и обеспечивает его направление заявителю.
12. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, Исполнитель в течение семи дней со дня регистрации обращения готовит письмо о направлении обращения в государственный орган в соответствии с его компетенцией, а также об уведомлении заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения.
13. В случаях если для исполнения поручения необходимо проведение проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие иных мер, срок исполнения поручения может быть продлен руководителем (заместителем руководителя), но не более чем на 30 календарных дней.
В этих целях Исполнитель, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения поручения представляет на имя руководителя (заместителя руководителя) служебную записку с обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения.
В случае получения резолюции руководителя (заместителя руководителя) о продлении срока исполнения поручения в адрес заявителя направляется уведомление за подписью руководителя (заместителя руководителя) с указанием срока направления ответа на его обращение.
14. В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Исполнитель в течение трех рабочих дней со дня получения поручения о подготовке ответа готовит служебную записку на имя руководителя (заместителя руководителя) о решении вопроса о целесообразности продолжения переписки с заявителем. Руководитель (заместитель руководителя) в течение трех рабочих дней со дня получения указанной служебной записки принимает решение о целесообразности (нецелесообразности) продолжения переписки с заявителем, которое оформляется резолюцией.
15. В случае принятия решения о нецелесообразности продолжения переписки с заявителем Исполнитель в течение трех рабочих дней со дня принятия такого решения направляет соответствующее уведомление заявителю.
В случае принятия решения о целесообразности продолжения переписки, обращение рассматривается в порядке, установленном настоящим Положением.
16. Ответ на обращение и в государственные органы печатается на бланках установленной формы в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
17. Ответ должен содержать разъяснения по всем поставленным в обращении вопросам.