3.5. Подготовка проекта ответа гражданину осуществляется ответственным исполнителем.
В проекте ответа обобщается информация, полученная от всех соисполнителей, после чего он передается для визирования начальнику Главного управления, заместителю начальника Главного управления.
Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение заявлений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
Подготовленные по результатам рассмотрения заявлений ответы гражданам должны соответствовать следующим требованиям:
ответ должен содержать конкретную информацию по всем вопросам, поставленным в заявлении (что, когда и кем сделано или будет делаться);
если просьба, изложенная в заявлении, не может быть удовлетворена, то указывается, по каким причинам это не может быть сделано;
в ответе должны быть указаны: дата отправки, присвоенный регистрационный номер заявления, фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного исполнителя.
Начальник Главного управления (заместитель начальника Главного управления), давший поручение по обращению:
изучает представленную ответственным исполнителем информацию о рассмотрении заявления, подписывает (визирует) ответ, который направляется непосредственно гражданину или лицу, обратившемуся в интересах гражданина;
рассматривает вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности виновных лиц в случае установления при рассмотрении заявления фактов нарушения предписаний нормативных актов, прав, свобод или законных интересов граждан.
Ответы на заявления, поступившие от гражданина, подписываются начальником Главного управления, заместителем начальника Главного управления.
В случае, предусмотренном п. 2.10 настоящего Регламента, ответ по существу не дается, гражданину направляется уведомление в течение 7 (семи) дней со дня регистрации заявления.
Оформленные надлежащим образом ответы на заявления, поступившие в Главное управление, передаются специалисту Главного управления, ответственному за делопроизводство, для отправки адресатам.
Оформление дел для архивного хранения заявлений граждан осуществляется в соответствии с требованиями делопроизводства.