В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
"автор документа" - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
"бланк документа" - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора служебного документа;
"вид документа" - принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
"выписка из документа" - копия части документа, заверенная в установленном порядке;
"дело" - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или направлению деятельности администрации, помещенных в отдельную обложку;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в администрации;
"документ" - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
"заверенная копия документа" - копия документа, на которой в соответствии с настоящей Инструкцией проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу;
"контрольный документ" - документ, исполнение которого в соответствии с установленным порядком взято на контроль;
"копия документа" - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в администрации, с указанием сроков их хранения;
"обращение гражданина (объединений граждан, в том числе юридических лиц)" - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина (объединений граждан, в том числе юридических лиц) в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, принятые и зарегистрированные в установленном порядке;