3.4.3.1. Поступающие документы регистрируются независимо от способа их доставки в пределах выделенных документопотоков. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан.
Регистрация документов осуществляется в день поступления в течение рабочего времени. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются на следующий рабочий день. Направление на рассмотрение документов, поступивших после 17:00, осуществляется на следующий рабочий день.
Документы, поступившие в адрес Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области, иные документы с указаниями по исполнению (резолюциями) Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области, срочные документы регистрируются и передаются на рассмотрение незамедлительно.
3.4.3.2. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами. Соответствующие сведения о поступившем электронном документе вносятся в регистрационную электронную карточку документа в системе электронного документооборота.
При передаче зарегистрированного документа в другой орган исполнительной власти (структурное подразделение), другому должностному лицу отметка о поступлении вторично не проставляется.
Документу, поступившему по разным средствам связи, присваивается один и тот же регистрационный номер.
Регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах календарного года. При регистрации также может использоваться классификатор должностных лиц, органов исполнительной власти и их структурных подразделений, индекс по номенклатуре дел, иные цифровые и буквенные обозначения.
3.4.3.3. При использовании системы электронного документооборота документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются и регистрируются. Не подлежат сканированию и передаются на рассмотрение и исполнение на бумажном носителе документы с отметками о конфиденциальности, документы, прошитые и скрепленные печатью, книги, брошюры, документы форматом более А 4, иные аналогичные материалы.
Электронные образы документов и электронные документы включаются в систему электронного документооборота путем их прикрепления к регистрационной электронной карточке и направления на рассмотрение и исполнение в установленном порядке.
В целях регистрации и учета документов в автоматизированной системе делопроизводства используются справочники:
органов исполнительной власти, их структурных подразделений, руководителей и сотрудников (внутренний справочник);
федеральных органов власти, их территориальных органов по Орловской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Орловской области, организаций, иных внешних адресатов;
тематики вопросов (для обращений граждан);
видов документов и др.