ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
1. При формировании дел в органах исполнительной власти необходимо соблюдать следующие правила:
а) помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
б) помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
в) помещать приложения вместе с основными документами;
г) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
д) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
е) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
ж) помещать в дела телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
з) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
и) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
к) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением отметок: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
2. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.