3.4.6.1. Организация работы с документами осуществляется на основании указаний по исполнению (резолюций) Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области, его заместителей, руководителей органов исполнительной власти, иных должностных лиц.
3.4.6.2. Руководители органов исполнительной власти и их структурных подразделений обеспечивают исполнение поступивших документов в соответствии с указаниями по их исполнению в рамках установленной сферы ведения.
3.4.6.3. Специалисты структурных подразделений органов исполнительной власти в процессе исполнения документа осуществляют:
а) получение и анализ необходимой информации, всестороннюю проработку содержательной стороны вопроса, изучение документов, относящихся к предмету исполнения, в пределах компетенции;
б) качественную и своевременную подготовку проекта документа (отчета об исполнении, предложений по решению содержащихся в документе вопросов, письма-ответа и т.д.) и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных настоящей Инструкцией и иными нормативными документами;
в) согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
г) доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа - его повторное согласование);
д) в необходимых случаях - подготовку списка рассылки документа;
е) направление проекта документа по результатам исполнения на подпись (утверждение) руководителю со всеми приложениями и необходимыми документами, в том числе поступившим (исполняемым) документом.
3.4.6.4. В случае если исполнение документа поручено нескольким лицам, должностное лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем. Соисполнители в течение двух третей срока, отведенного для исполнения, направляют ответственному исполнителю предложения по исполнению данного документа для обобщения и формирования итогового документа. Ответственный исполнитель имеет право приглашать соисполнителей для выработки совместного решения.
3.4.6.5. В случае если содержание документа и (или) указание по его исполнению выходят за пределы компетенции (сферы ведения) органа исполнительной власти (его структурного подразделения), исполнитель в 3-дневный срок представляет руководителю предложения о привлечении соисполнителей либо осуществляет взаимодействие с руководителями органов исполнительной власти (структурных подразделений) в соответствии с иерархией должностей в структуре органов исполнительной власти.
В случае если содержание документа и (или) указание по его исполнению не входят в компетенцию (сферу ведения) органа исполнительной власти (его структурного подразделения), исполнитель в 3-дневный срок представляет руководителю предложения о перенаправлении документа другому исполнителю (в соответствующий орган исполнительной власти, его структурное подразделение).
3.4.6.6. Документ считается исполненным после осуществления всех необходимых действий по его исполнению, что подтверждается соответствующей записью должностного лица (его помощника) об исполнении, в том числе в форме устного информирования, помещении документа в дело либо подписанием подготовленного на его основании проекта документа.
Документ с пометкой "К" ("Контроль") снимается с контроля и помещается в дело на основании соответствующей записи руководителя, определившего указания по исполнению (его помощника).