В сфере документационного обеспечения управленческой деятельности используются следующие основные понятия:
1) документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;
2) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
3) документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
4) электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;
5) автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
6) вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
7) оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;
8) электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;
9) реквизит документа - элемент оформления документа;
10) бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
11) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
12) копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
13) заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;