3.4.8.1. Подписанные (утвержденные) документы передаются на регистрацию в службу делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти (его структурного подразделения).
Служба делопроизводства осуществляет проверку соответствия оформления документа установленным требованиям, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, документы, оформленные ненадлежащим образом, возвращаются исполнителю.
3.4.8.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Регистрация доверенностей осуществляется в день их выдачи в соответствии с датой, указанной в доверенности.
Сведения о регистрируемых документах вносятся в регистрационную электронную карточку документа в системе электронного документооборота для последующего учета, поиска, хранения и использования документов.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации.
3.4.8.3. Копия документа с визами и приложениями к нему остается в службе делопроизводства, где в соответствии с номенклатурой дел помещается в дело (поступивший документ помещается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" и подписью специалиста, ответственного за регистрацию исходящей корреспонденции.
3.4.8.4. Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками. Регистрационные номера исходящих документов формируются по аналогии с нумерацией входящей корреспонденции.