6.1. Органы опеки, учреждения обеспечивают конфиденциальность сведений при хранении личных дел подопечных.
Личные дела хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для их хранения помещениях, исключающих несанкционированный доступ к ним.
6.2. Личные дела располагаются в порядке возрастания номера личного дела либо в алфавитном порядке.
6.3. Действующие и снятые с учета личные дела хранятся раздельно.
6.4. Плановая инвентаризация личных дел проводится один раз в два года.
6.5. В случае утери личного дела составляется соответствующий акт. По решению органа опеки (учреждения) оформляется его дубликат.
Дубликат личного дела формируется на основании данных, содержащихся в журналах учета, в единой автоматизированной информационной системе "Социальный регистр населения", а также при необходимости копий документов, представленных подопечным и(или) опекуном, попечителем, помощником, доверительным управляющим. Акт и решение руководителя органа опеки (учреждения) приобщаются к документам дубликата личного дела.
Дубликату присваивается номер утерянного личного дела. Вверху лицевой стороны обложки личного дела делается отметка "Дубликат".
6.6. Снятые с учета личные дела хранятся в архиве органа опеки в течение 75 лет, после чего подлежат экспертизе ценности документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.