Документы, образующиеся в деятельности администрации губернатора Пермского края, аппарата Правительства Пермского края и исполнительных органов государственной власти Пермского края, являются государственной частью архивного фонда Пермского края и после проведения экспертизы их ценности в установленном Федеральным архивным агентством порядке подлежат передаче на государственное хранение в ГКУ "ГАПК".
Экспертные комиссии администрации губернатора Пермского края, аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органов государственной власти Пермского края должны обеспечить отбор, учет, сохранность, качество обработки документов постоянного хранения и по личному составу, своевременную передачу документов постоянного хранения в ГКУ "ГАПК".
Для хранения документов государственной части архивного фонда Пермского края и временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также по личному составу для их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в администрации губернатора Пермского края, аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края образуется архив организации. Руководителем организации назначается лицо, ответственное за архив.
Подготовка документов к передаче на архивное хранение включает работу делопроизводственной службы (лиц, ответственных за работу с документами) и лиц, ответственных за работу с документами в структурных подразделениях, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Подготовка документов к передаче на архивное хранение осуществляется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.