Информационно-справочные документы являются формой передачи информации с одного уровня управления на другой, а также основаниями для принятия управленческого решения, издания распорядительного документа.
Основными видами и разновидностями информационно-справочных документов в администрации губернатора Пермского края, аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края являются:
служебная (докладная) записка;
предложение;
объяснительная записка;
пояснительная записка.
4.5.1. Служебная (докладная) записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение кого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Служебная (докладная) записка составляется как по указанию руководителя организации или структурного подразделения, так и по инициативе структурного подразделения, конкретного сотрудника.
Служебная (докладная) записка может быть внешней или внутренней.
4.5.1.1. Внешние служебные (докладные) записки оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем организации. Внешние служебные (докладные) записки применяются при переписке между исполнительными органами государственной власти Пермского края.
4.5.1.2. Внутренние служебные (докладные) записки, адресованные губернатору Пермского края, руководителю администрации губернатора Пермского края и заместителю руководителя администрации губернатора Пермского края, председателю Правительства Пермского края, заместителям председателя Правительства Пермского края, заместителю руководителя аппарата Правительства Пермского края и руководителю аппарата Правительства Пермского края, руководителям структурных подразделений администрации губернатора Пермского края, аппарата Правительства Пермского края, оформляются на трафаретных формах по типу общего бланка, подписываются руководителем структурного подразделения или составителем (в зависимости от адресования).
4.5.1.3. В состав реквизитов служебных (докладных) записок входят наименование организации (для внешней), наименование структурного подразделения (для внутренней), наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Наименование вида документа печатается прописными буквами полужирным шрифтом.
Датой служебной (докладной) записки является дата ее подписания.