7.3.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел; по графику, составленному архивом (лицом, ответственным за архив).
7.3.2. Сформированные и обработанные дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив по истечении делопроизводственного года.
7.3.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат, хранятся в подразделениях (по месту их формирования) и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.3.4. В период подготовки дел к передаче на архивное хранение лицом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования и оформления; соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты подразделений обязаны устранить.
7.3.5. Прием в архив организации каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии лиц, ответственных за работу с документами в подразделении, или специалистов подразделений с отметкой о наличии дел в обоих экземплярах описи дел. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, проставляются подписи лиц, передавших и принявших дела.
В случае обнаружения утраты подразделением (специалистом) дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, подразделением (специалистом) составляется справка о причинах отсутствия дел за подписью руководителя подразделения. Справка вместе с описью дел передается в архив.
Лица, виновные в утрате дел, привлекаются к ответственности.
7.3.6. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы.
7.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за работу с документами, в период проведения ликвидационных мероприятий осуществляет формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и их передачу в архив организации независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
При ликвидации или реорганизации исполнительного органа государственной власти Пермского края вопросы передачи документов постоянного хранения и по личному составу решаются с Агентством по делам архивов Пермского края. До решения вопроса о передаче документы должны быть сформированы в дела, оформлены и описаны в соответствии с правилами.
7.3.8. Хранение и учет архивных документов, создание к ним научно-справочного аппарата, их использование, подготовка к передаче на государственное хранение осуществляются в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов.
7.3.9. По истечении предельных сроков хранения в архиве организации документы постоянного хранения подлежат передаче в ГКУ "ГАПК".
Прием дел на государственное хранение проводится поединично по описям дел, оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.