3.3.1. Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий и решений.
Текст документа должен содержать достоверную, точную и аргументированную, не допускающую различных толкований информацию, изложенную логически последовательно, ясно, убедительно и кратко.
Текст документа должен быть изложен в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации официально-деловым стилем.
Официально-деловой стиль служебных документов характеризуется:
использованием устойчивых словосочетаний, стандартизованных языковых формул;
нейтральным тоном изложения;
определенным порядком (последовательностью) изложения информации, сжатостью и компактностью.
3.3.2. Тексты документов в зависимости от количества затронутых в них вопросов могут быть простыми (содержат один вопрос) и сложными (касаются нескольких вопросов, исполнителей или разных структурных подразделений).
Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу.
3.3.3. Содержание и структура текста документа определяются его функциональным видом (приказ, письмо, акт, протокол и т.д.) и разновидностью (приказ по основной деятельности, приказ по личному составу, письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, гарантийное письмо, сопроводительное письмо и т.д.).
Построение текстов документов с учетом их видов и разновидности должно соответствовать требованиям, изложенным в разделе 4 настоящей Инструкции.
3.3.4. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде их сочетания.
Связный текст содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях, применяется при составлении организационно-распорядительных документов, по возможности составляется по одному вопросу.
Связный текст, как правило, состоит из двух смысловых частей: в одной указываются причины, основания, цели составления документа, в другой (заключительной) - выводы, решения, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не требует пояснения или обоснования, то текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, служебные записки - оценку фактов, выводы). Допускается начинать текст документа с его заключительной части, т.е. изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием, доказательствами.