4.6.1. Общие требования.
Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с организациями и частными лицами.
Служебные письма могут направляться как сторонним организациям внутри страны, так и зарубежным корреспондентам*.
________________
* Об оформлении писем зарубежным корреспондентам см. в разделе 4.8 настоящей Инструкции.
Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Для письма характерно использование простых распространенных предложений. Следует избегать неточности, двусмысленности изложения, неправильного использования слов, терминов, а также профессионализмов, известных лишь узкому кругу лиц.
Целесообразно готовить письмо по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по разнородным вопросам, целесообразнее составлять отдельные письма по каждому из них.
Служебное письмо по объему не должно превышать 1-2 машинописных страниц.
4.6.2. Реквизиты оформления письма.
4.6.2.1. Адресат.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа должностному лицу и(или) физическому лицу инициалы указываются перед фамилией, между инициалами и фамилией ставится пробел (пробел ставится при одновременном нажатии клавиш Shift, Ctrl и пробел).
(в ред. распоряжения Губернатора Пермского края от 27.12.2010 N 202-р)