6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Формирование и хранение дел осуществляются по месту их образования или регистрации лицами, ответственными за работу с документами, или исполнителями (специалистами).
6.2.3. Контроль за правильным формированием и оформлением дел осуществляется службой делопроизводства (ответственным за работу с документами).
6.2.4. Работа по формированию дел включает в себя раскладку и подшивку документов по папкам (делам) в определенной последовательности внутри дела.
6.2.5. При формировании дел необходимо помещать в дело:
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
только исполненные документы;
документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);
раздельно документы постоянного и временного хранения;
ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;
документы, относящиеся к решению одного вопроса.
Обращения граждан формируются отдельно от служебных документов.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату; проекты документов, лишние экземпляры, черновики, конверты.
Дело должно содержать не более 250 листов (если объем значительно превышает 250 листов, дело разделяется на 2 и более тома). При наличии нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т. 1", "т. 2" и т.д.