ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ обязанностей специалиста, ответственного за работу с документами в структурном подразделении администрации губернатора Пермского края, аппарата Правительства Пермского края, исполнительном органе государственной власти Пермского края
(в ред. распоряжения Губернатора Пермского края от 27.12.2010 N 202-р)
1. Получает в отделе по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения не менее 2 раз в день документы, адресованные подразделению. Регистрирует в ИСЭД-ЭА-УПР служебные документы, подлежащие регистрации в подразделении.
(в ред. распоряжения Губернатора Пермского края от 27.12.2010 N 202-р)
Требования по регистрации документов в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентами процесса "СПД19.16 Регистрация входящего документа", "СПД19.22 Прикрепление приложения к входящему документу", "СПД22.1 Работа с письменными и устными обращениями граждан", "СПД20.11 Исполнение документа, резолюции или поручения".
2. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и поручений руководителя, за сроками согласования проектов документов.
Организация работы с электронными документами в ИСЭД-ЭА-УПР определяется регламентами процесса "СПД20.1 Прямое поручение губернатора", "СПД20.14 Поручение", "СПД20.2 Контроль исполнения нормативных правовых и распорядительных документов", "СПД20.7 Контроль планирования и исполнения работ".
3. При отправке служебных документов за подписью руководителя подразделения почтой: вкладывает документы в конверт, оформляет конверт и франкирует его в отделе по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения.
(в ред. распоряжения Губернатора Пермского края от 27.12.2010 N 202-р)
Организация работы с электронными документами в ИСЭД-ЭА-УПР определяется регламентами процесса "СПД19.11 Подготовка исходящего документа", "СПД19.12 Подготовка внутреннего документа".
4. Отправляет по электронной почте служебные документы за подписью руководителя подразделения.
5. Составляет (или уточняет) номенклатуру дел подразделения на предстоящий календарный год, организует работу по формированию дел в соответствии с номенклатурой, оформлению обложек дел; подшивает исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел (кроме дел, формирование которых осуществляется специалистами подразделения).
6. Обеспечивает подготовку к передаче и передачу в архив аппарата Правительства Пермского края документов подразделения: совместно со специалистами подразделения осуществляет отбор документов постоянного хранения для передачи в архив, выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения; организует научно-техническую обработку дел постоянного хранения подразделения, своевременно передает по описи оформленные дела в архив; составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, передает их по акту в отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения.
7. Осуществляет хранение завершенных делопроизводством дел до их передачи в архив или для уничтожения, выдачу специалистам подразделения завершенных дел, контроль за их возвратом.
8. Обеспечивает сохранность дел подразделения до передачи в архив аппарата Правительства Пермского края.