7.2.1. На все завершенные в делопроизводстве дела ежегодно составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Составление описей дел осуществляется под непосредственным методическим руководством лица, ответственного за архив.
Описи дел структурных подразделений в зависимости от порядка, установленного инструкцией по делопроизводству, составляются лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, или сотрудниками делопроизводственной службы (лицами, ответственными за работу с документами).
Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.
7.2.2. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.2.3. Описи дел структурного подразделения составляются ежегодно по установленной форме согласно приложению 28 к настоящей Инструкции и представляются в архив (лицу, ответственному за архив).
Документы постоянного хранения структурных подразделений передаются в архив организации по описям дел.
7.2.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки вносятся в соответствии с номенклатурой дел;
каждое дело, в том числе его тома или части, вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью указывается заголовок первого дела, а следующие дела обозначаются словами "то же". При этом остальные описательные сведения о делах указываются в заголовке полностью по каждому делу (тому, части), на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью;
графа "Примечание" используется для отметок о приеме и передаче дел, особенностях их физического состояния и формирования, наличии копий и т.п.
Систематизация дел в описи, как правило, соответствует систематизации дел в номенклатуре.