3.6.1. В целях исполнения государственной функции в Министерстве ведутся следующие виды документации:
1) журнал учета мероприятий по контролю, в котором указываются следующие данные: наименование областной государственной библиотеки, в отношении которой проведено мероприятие по контролю, номер и дата приказа Министерства о проведении мероприятия по контролю, должность, фамилия, инициалы и подпись должностного лица, проводившего проверку, номер и дата составления предписания по результатам проверки, номер контрольного дела, где хранятся документы;
2) журнал входящей документации (регистрация входящих документов), в том числе обращений граждан, юридических и физических лиц по вопросам исполнения государственной функции;
3) журнал исходящей документации (регистрация исходящих документов), в том числе ответов на обращения граждан, юридических и физических лиц по вопросам исполнения государственной функции;
4) контрольные дела на каждую областную государственную библиотеку с соответствующим индексом, номером, наименованием и количеством томов.
3.6.2. Порядок ведения журналов, контрольных дел определяются приказом Министерства.
Сроки и порядок хранения оконченных журналов, материалов контрольных дел определяются в установленном в Министерстве порядке.
3.6.3. Результатом данной административной процедуры является формирование контрольного дела на областную государственную библиотеку, в отношении которой осуществлялась проверка.
3.6.4. Контрольное дело формируется должностным лицом Министерства, уполномоченным на осуществление контроля, и содержит копии приказов, акты проверок со всеми приложениями, копии протоколов и постановлений по делу об административном правонарушении, вынесенные должностными лицами Министерства, предписания по устранению нарушений и иные материалы, связанные с исполнением государственной функции.