Мероприятие по обеспечению деятельности муниципального архива направлено на создание условий комплектования, хранения и использования документов муниципального архивного фонда и служит для:
- обеспечения безопасных условий хранения архивных документов, научно-справочной и учетной документации;
- формирования полноценного архивного фонда, расширения функциональных возможностей муниципального архивного фонда;
- качественное и своевременное предоставление услуг потребителям архивной информации.
Источником финансирования мероприятия является местный бюджет и средства областного бюджета - "Субвенция на осуществление государственного полномочия Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области".
Выполнение мероприятия позволит создать полный комплекс социально значимой архивной документации, обеспечить 100% сохранность архивных документов, наличие полного комплекса учетных документов, базы данных "Архивный фонд", научно-справочного аппарата в электронном виде, сократит сроки и повысит качество оформления архивных справок, выписок, копий.
В последнее время среди граждан и организаций наблюдается повышенный интерес к архивным документам. Увеличение количества пользователей архивной информации ведет к активизации движения фондов и отрицательно сказывается на физическом состоянии документов. В целях сохранения и оптимизации использования уникальных, особо ценных и наиболее востребованных документов необходимо создание фонда пользования на электронных носителях. Из-за отсутствия финансовых ресурсов эта работа не ведется. При том, что эта одна из важнейших современных задач архива, только в результате сканирования исторические документы могут стать доступными широкой аудитории.
На современном этапе развития общества качество и быстрота выполняемых архивистами работ прямо зависит от информатизации и применения автоматизированных технологий. Недостаточная оснащенность архива современной компьютерной техникой тормозит внедрение автоматизированных архивных технологий, снижает качество предоставления муниципальных услуг по информационному обслуживанию юридических и физических лиц, сдерживает информативные возможности архива.
Современная ситуация характеризуется стремительным наращиванием объемов ежегодно поступающей на хранение документации. При этом наполненность архивохранилищ муниципального архива подошла к предельному уровню. Загруженность хранилищ (по паспорту архива на 01 января 2014 года) составляет 97 процентов. Отсутствие свободных площадей архивохранилищ, моральный и физический износ материально-технической базы архива делают невозможными дальнейшее обеспечение сохранности и эффективное использование документов Архивного фонда Российской Федерации в городском округе Верхняя Пышма, что ведет к ухудшению качества оказания муниципальных услуг.
Решения проблем развития материально-технической базы архива городского округа Верхняя Пышма, создания оптимальных условий хранения и использованных архивных документов программным методом изложены в Подпрограмме.
Привлечение бюджетных средств оправдано в первую очередь отнесением вопросов формирования и содержания муниципального архива к вопросам местного значения городского округа.