47. Муниципальная услуга предоставляется в виде архивных копий документов, архивных выписок и архивных справок:
1) архивная копия - ксерокопия архивного документа, заверенная в установленном порядке, с проставлением штампа "Архивная копия" в правом верхнем углу ксерокопии, штампа с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения по нижнему полю ксерокопии. Архивная копия заверяется подписью директора архива и печатью.
В архивной копии, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены штампом "Прошито и пронумеровано _____ (_______) листов". Штамп с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения в таком случае проставляется на обороте последнего листа ксерокопии.
При необходимости к архивной копии составляется сопроводительное письмо;
2) архивная выписка - документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения. Архивная выписка подписывается директором архива, заверяется печатью, на ней проставляется номер и дата составления.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием;
3) архивная справка - документ, составленный на бланке архива и содержащий документную информацию о предмете запроса (заявления) с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. Архивная справка подписывается директором архива, заверяется печатью, на ней проставляется номер и дата составления.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.