Разработке регламентов выполнения процессов и подпроцессов предшествует работа по формированию их перечня и определению функциональной зависимости. При этом учитывается сложность процессов, количество и закрепленный функционал подразделений, задействованных в процессе. Рекомендуется также учитывать уровень профессионализма сотрудников подразделений, так как нередко складывается ситуация, когда нагрузка между подразделениями и специалистами распределяется неравномерно именно в связи с этим обстоятельством. Например, стоит задача разработки прогноза ситуации в проблемной области (процесс). Эта работа, как правило, требует проведения мониторинга и получения необходимой информации от министерств, ведомств и органов местного самоуправления (подпроцессы). При этом возможна ситуация, когда, например, мониторинг ведется раздельно по отраслям. В этом случае в указанных подпроцессах могут быть задействованы несколько подразделений или специалистов.
Регламент описания процесса может быть выполнен в текстовом формате либо в виде схемы. Для того, чтобы разработать регламент выполнения процессов по реализации закрепленных функций государственного управления, необходимо выполнить следующие работы:
1. Название процесса
Кратко и точно сформулировать название описываемого процесса, которое должно быть понятным и отражать общую суть последовательности действий, составляющих процесс.
2. Декомпозиция процесса
При построении процесса необходимо правильно разделить весь описываемый процесс на подпроцессы нижнего уровня и определиться с последовательностью их выполнения. При подобном разделении описываемый процесс будет являться процессом верхнего уровня. Описание процесса должно включать в себя:
характеристику материального носителя передаваемой информации, управляющего или сигнального (информационного) воздействия - служебная записка, справка, отчет, предложения и др., виза на документе, отметка на документе или сопроводительном листе и т.п. Узловые носители передаваемой информации или воздействия должны фиксироваться в ЕМСЭД или ИАСОЭД;
характеристику операций, выполняемых в процессе работы. Основные (укрупненные) операции должны быть отражены в должностных регламентах специалистов, занимающих должности исполнителей или координаторов процессов;
предельные (допустимые) сроки выполнения операций и межоперационные сроки, обеспечивающие выполнение операций верхнего уровня в нормативно установленные сроки;
замкнутость (законченность) процесса с учетом альтернативности возможных вариантов его развития. Описание процесса должно содержать прямые указания на все возможные дальнейшие варианты развития процесса при всех вариантах (отсутствие согласования, приема результата предыдущей операции на входе последующей, недостижение требуемых результатов, сверхнормативная задержка процесса на какой-либо операции, перерасход ресурсов, требование дополнительной проработки или направления информации (запросов) во внешние организации и др.). Процесс верхнего уровня должен сопровождаться информационным сигналом, фиксируемым ЕМСЭД или ИАСОЭД (снятие с контроля/продление сроков/отметка о невыполнении);
обязательность фиксирования промежуточных сроков в точках фиксации (контрольных точках) в целях обеспечения мониторинга сроков выполнения процесса и возможности получения упреждающей информации о возможном срыве процесса (его сроков).
3. Описание процесса по реализации закрепленных функций (подфункций) государственного управления
Описание процесса представляет собой наглядную схему всей цепочки взаимоотношений между всеми участниками процесса (республиканскими органами исполнительной власти, предприятиями, отделами и исполнителями).
(в ред. Постановления КМ РТ от 05.10.2023 N 1240)