Учет дел заявителей, подавших заявление о принятии на учет в качестве участников Программы "Жилье горожанам", ведется в книге учета на бумажном носителе, а после постановки на учет и включения в реестр - и в электронном виде.
В книге учета отражаются: порядковый номер поданного заявления; фамилия, имя, отчество заявителя полностью, полный адрес регистрации и контактные телефоны; дата подачи заявления, номер и дата распоряжения заместителя Руководителя Исполнительного комитета г. Казани о принятии (отказе в принятии) заявителя на учет в качестве участника Программы "Жилье горожанам", присвоенный уникальный учетный номер.
Документы в учетном деле располагаются в хронологическом порядке. Изменения в учетное дело вносятся на основании организационно-распорядительных и иных документов.
Книга учета и учетные дела хранятся в Уполномоченном органе. Службы, ответственные за учет граждан, обеспечивают надлежащее хранение книг учета, учетных дел граждан, электронных носителей. Книги учета и учетные дела хранятся в течение 10 лет после приобретения заявителем жилья.