56. Основанием для начала выполнения административной процедуры является регистрация запроса пользователя.
57. Зарегистрированный запрос пользователя представляется руководству государственного архива и передается с резолюцией директора государственного архива в профильное структурное подразделение в установленном порядке.
В случае наличия основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, уполномоченное должностное лицо государственного архива отказывает в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.
В случае установления оснований для отказа в предоставлении государственной услуги уполномоченное должностное лицо отказывает в предоставлении государственной услуги.
58. Руководитель профильного подразделения государственного архива обеспечивает оперативное рассмотрение запроса заявителя, доведение его до исполнителя.
59. Специалисты профильного структурного подразделения государственного архива осуществляют анализ тематики поступившего запроса с использованием имеющихся в государственном архиве архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения архивных документов, необходимых для исполнения запросов заявителей.
60. Государственный архив письменно запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах или нечетко, неправильно сформулированного запроса.
61. Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.
62. Результатом выполнения административной процедуры является определение:
1) правомочности получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну, и сведений конфиденциального характера;
2) степени полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
3) местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
4) адресов конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.
63. Сведения о выполнении административной процедуры фиксируются в системе документооборота и делопроизводства государственного архива.