103. Все проверки, проводимые Департаментом, должны регистрироваться и учитываться.
104. Регистрация и учет проверок возлагаются на Департамент.
105. Проведенная проверка в течение трех рабочих дней после подписания должностным лицом Департамента акта проверки регистрируется в журнале по учету проверок.
106. Должностное лицо Департамента по окончании каждой проверки обязано в течение трех рабочих дней доложить начальнику отдела по надзору в сфере защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций в устной форме об исполнении государственной функции с предоставлением материалов проверки.
107. После проверки документов начальником отдела по надзору в сфере защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций руководитель надзорного органа ставит соответствующую визу о согласовании на втором экземпляре акта проверки, приобщаемого к материалам КНД.
108. В Департаменте обязанности по ведению делопроизводства при проведении проверок, а также контроля за указанным делопроизводством включаются в должностные обязанности одного или нескольких должностных лиц Департамента. В Департаменте предусматривается ведение:
журнала учета субъектов надзора;
журнала учета проверок;
журнала учета дел об административных правонарушениях;
учетные карточки личной консультации гражданина, оформляемые в соответствии с приложением N 6 к настоящему Административному регламенту.
109. Допускается ведение журналов в электронном виде при условии ежемесячного сохранения дубликата информации на магнитном носителе и ежегодной архивации на бумажном носителе (с нарастающим итогом с начала календарного года в течение пяти лет).
110. Срок ведения журналов - 5 лет, хранения оконченных журналов - 3 года, журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью Департамента.
111. Порядок хранения журналов (магнитных и бумажных носителей при ведении журналов в электронном виде), КНД, определяется распоряжением руководителя Департамента с учетом порядка организации делопроизводства в Департаменте и возможности оперативного доступа к необходимым материалам.